1. Ce este serviciul
calificata.ro este o interfață prin care poți semna documente PDF cu semnătură electronică calificată (QES). Semnătura în sine este emisă de Simplifi (Simpliworks SRL), furnizor de servicii de încredere calificat, acreditat conform Regulamentului (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) și listat în EU Trusted List.
Cu alte cuvinte: noi îți punem la dispoziție fluxul simplu (încarci documentul, îți verifici identitatea, semnezi), iar certificatul calificat și semnătura propriu-zisă vin de la furnizorul acreditat.
Pentru firmele SRL și SA, prin același cont poți actualiza și codurile CAEN la Rev.3 (secțiunea 9).
2. Cine poate folosi serviciul
Poți folosi serviciul dacă ai cel puțin 18 ani și capacitate deplină de exercițiu. Ai nevoie de un act de identitate valabil și de un telefon mobil, ambele necesare pentru verificarea identității.
3. Verificarea identității
Înainte de prima semnare, identitatea ta este verificată de furnizorul acreditat: scanezi actul de identitate și faci un selfie, direct pe platforma lui. Acest pas este cerut de lege pentru semnătura calificată și nu poate fi omis. Verificarea se face o singură dată; la semnările următoare confirmi doar cu un cod primit pe telefon.
Dacă verificarea este respinsă, semnarea nu poate continua. Decizia aparține furnizorului acreditat, nu nouă.
Pentru actualizarea CAEN, păstrăm datele din buletin rezultate din verificare și o copie a fețelor actului; la semnătura obișnuită le păstrăm doar dacă bifezi acordul de la plată. Selfie-ul nu îl păstrăm. Detaliile sunt în politica de confidențialitate.
4. Valoarea juridică a documentelor semnate
Conform art. 25(2) din Regulamentul eIDAS, o semnătură electronică calificată are efectul juridic echivalent al unei semnături olografe și este recunoscută în toate statele membre ale Uniunii Europene.
Răspunderea pentru conținutul documentelor pe care le semnezi îți aparține în întregime. Nu verificăm, nu citim și nu interpretăm documentele tale.
5. Prețul
Prețul afișat în aplicație în momentul comenzii este cel care se aplică. În această perioadă serviciul este gratuit; dacă vom introduce un preț, îl vei vedea clar înainte de a confirma orice comandă, iar documentele deja semnate nu sunt afectate.
6. Cât păstrăm documentele
Documentele semnate rămân disponibile în contul tău timp de 30 de zile, după care sunt șterse automat de pe serverele noastre. Îți recomandăm să le descarci și să le păstrezi la tine — un document semnat șters nu mai poate fi recuperat.
Ștergerea nu afectează valabilitatea juridică a documentului pe care l-ai descărcat: semnătura rămâne verificabilă independent de noi.
7. Ce îți cerem
- Să folosești serviciul doar pentru documente și scopuri legale.
- Să nu încerci să semnezi în numele altei persoane.
- Să păstrezi confidențialitatea datelor de acces la cont.
- Să nu încerci să perturbi funcționarea serviciului sau securitatea lui.
Putem suspenda accesul unui cont folosit contrar acestor reguli.
8. Disponibilitate și limitări
Facem eforturi rezonabile ca serviciul să funcționeze continuu, dar nu îl putem garanta neîntrerupt: depinde și de furnizorul acreditat și de alți furnizori de infrastructură. Nu răspundem pentru pagube indirecte rezultate din indisponibilitate temporară.
Dacă o semnare eșuează după ce ai plătit, poți relua semnarea fără costuri suplimentare sau ne poți contacta pentru restituire.
9. Actualizarea codurilor CAEN
Ce facem. Pentru o firmă SRL sau SA, te ajutăm să actualizezi codurile CAEN ale firmei la clasificarea CAEN Rev.3. Facem doar actualizarea simplă: conversia oficială a codurilor făcută de Registrul Comerțului, luată ca atare. Toate codurile de azi ale firmei trec în forma lor nouă; tu alegi doar codul principal, când cel de azi se împarte în mai multe coduri noi. Nu schimbăm, nu adăugăm și nu scoatem activități.
Cine poate cere actualizarea. Doar administratorul firmei. Cererea o semnezi tu, în nume propriu, în calitate de administrator, așa cum cere art. 81 alin. (1) din Legea nr. 265/2022. Asociații, contabilul sau altă persoană nu o pot semna prin noi. Când bifezi „Confirm că sunt administratorul firmei și că vreau să actualizez codurile CAEN”, faci o declarație pe care o păstrăm, cu data și ora. Dacă declarația nu e adevărată, răspunderea îți aparține.
Ce ne împuternicești să facem. Prin cererea ta ne dai mandat să facem, pentru tine și pentru firmă, următoarele:
- să verificăm firma la Registrul Comerțului și să cerem conversia oficială a codurilor, din contul nostru de pe portalul ONRC;
- să completăm cererea de actualizare pe portalul ONRC cu datele firmei și cu datele tale de identificare;
- să creăm pe contul nostru de pe portal un profil de facturare cu datele publice ale firmei, pe care îl ștergem după depunere;
- după ce semnezi cererea cu semnătura electronică calificată, s-o trimitem la ONRC;
- să urmărim cererea și să-ți transmitem pe email răspunsurile ONRC.
Nu te reprezentăm în fața ONRC: solicitantul ești tu. Noi completăm cererea și o transmitem. Fără semnătura ta nu depunem nimic.
Cât costă. Actualizarea e gratuită: verificarea identității, semnătura electronică calificată pe cerere, depunerea și urmărirea la Registru. Semnătura electronică calificată este oferită gratuit de Simplifi, partenerul acestui proiect. Pentru actualizarea simplă, Registrul nu cere taxă. Dacă totuși ONRC cere o taxă după depunere, te anunțăm pe email și te contactăm cu pașii următori.
Pașii. Scrii CUI-ul firmei; verificăm firma și cerem Registrului codurile noi; confirmi că ești administratorul; vezi codurile noi și alegi codul principal, dacă e cazul; îți faci cont; îți verifici identitatea la furnizorul acreditat (o singură dată); verifici datele pentru cerere; semnezi cererea cu codul primit prin SMS; noi o depunem. Datele pentru cerere le completezi sau le confirmi tu: răspunzi de corectitudinea lor.
Când nu depunem. Nu depunem nimic dacă:
- firma nu e SRL sau SA, nu e activă sau a fost înființată din 2025 (a primit direct codurile Rev.3);
- Registrul Comerțului cere, pentru codurile firmei, acte în plus sau o taxă („cazul e mai complicat”); pe acestea încă nu le facem online;
- există deja o cerere în lucru pentru aceeași firmă;
- portalul Registrului răspunde altfel decât știm; atunci ne oprim și nu ghicim.
10. Contul tău
Îți poți șterge contul oricând, din setări. Ștergerea anonimizează datele tale și elimină documentele asociate. Anumite informații pot fi păstrate atât cât ne obligă legea (de exemplu, evidențe fiscale). Cât o actualizare CAEN e în curs, contul nu se poate șterge până nu răspunde Registrul Comerțului.
11. Modificarea termenilor
Putem actualiza acești termeni. Versiunea în vigoare este cea publicată aici, cu data ultimei actualizări afișată în antet. Dacă modificările sunt semnificative, te vom anunța.
12. Legea aplicabilă
Acestor termeni li se aplică legea română. Eventualele litigii se soluționează pe cale amiabilă, iar dacă nu este posibil, de instanțele competente din România. Ca și consumator, te poți adresa ANPC.
13. Contact
Pentru orice întrebare legată de acești termeni, scrie-ne la semnatura@calificata.ro. Operatorul serviciului este Bogdan Georgescu.