Politica de confidențialitate

1. Cine prelucrează datele

Operatorul este Bogdan Georgescu, care oferă serviciul calificata.ro. Ne poți scrie oricând la semnatura@calificata.ro.

Pentru actualizarea codurilor CAEN folosim și serviciul „Schimbare CAEN”, un program separat care verifică firma la Registrul Comerțului, pregătește cererea și o depune. Serviciul prelucrează datele pentru noi, doar pentru cererea ta (vezi secțiunea 3).

2. Ce date prelucrăm și de ce

Important: imaginea actului de identitate și selfie-ul le faci direct la furnizorul acreditat. După verificare păstrăm datele din buletin și o copie a fețelor actului de identitate, încuiate cu o cheie pe care o are doar serviciul „Schimbare CAEN”. Copia actului o deschide doar el, și doar când Registrul Comerțului o cere (la o PFA al cărei cod vechi se împarte în mai multe coduri noi); atunci copia actului trece prin calificata doar ca document de semnat, alături de cerere, și se șterge de la noi imediat ce ajunge semnată la serviciu sau, dacă semnarea nu se încheie, imediat ce sesiunea de semnare se închide. Datele din buletin le poate vedea și un administrator calificata, pentru depanare sau când o cerere e respinsă; fiecare deschidere se înregistrează. Selfie-ul nu îl păstrăm.

De unde avem datele despre firmă. Datele firmei le luăm din surse publice: datele deschise ale Registrului Comerțului și serviciul public al ANAF (denumirea, starea, data înregistrării fiscale și sediul). Codurile CAEN noi le dă Registrul Comerțului, prin conversia oficială de pe portalul lui.

Administratorii firmelor, din Registrul Comerțului. Ca să verificăm că cererea de actualizare CAEN o semnează chiar un administrator al firmei, folosim lista reprezentanților legali din datele deschise ale Registrului Comerțului (setul „OD_REPREZENTANTI_LEGALI” din 2 septembrie 2026, publicat de ONRC pe data.gov.ro). Lista îi cuprinde pe toți administratorii persoane fizice din registru, nu doar pe clienții noștri:

• Ce păstrăm: CUI-ul firmei și o amprentă a numelui fiecărui administrator, adică un cod calculat din nume cu o cheie secretă, din care numele nu se poate afla fără cheia noastră. Nu păstrăm numele, funcția, data nașterii sau adresa: numele au existat doar cât a durat importul, iar fișierele au fost șterse după. Datele sunt pseudonimizate, nu anonime.
• De ce: pentru a verifica dacă cel care semnează o cerere CAEN apare ca administrator al firmei, comparând amprenta numelui din buletinul lui cu amprentele administratorilor firmei. Dacă nu se potrivesc, îl atenționăm; cererea nu se oprește.
• Temei legal: interesul nostru legitim de a preveni cererile depuse pentru o firmă de altcineva decât administratorul ei (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).
• Cât le păstrăm: cât timp funcționează serviciul de actualizare CAEN. Lista nu se mai actualizează.
• Cui ajung: nimănui. Stau la serviciul „Schimbare CAEN”, găzduit de Railway în SUA (secțiunea 6).
• Dreptul de opoziție: te poți opune oricând acestei prelucrări (art. 21 GDPR): scrie-ne la semnatura@calificata.ro și ștergem amprenta numelui tău. Ai și celelalte drepturi din secțiunea 5.

3. Cui transmitem datele

Lucrăm cu furnizori care prelucrează date exclusiv pentru noi și pe baza instrucțiunilor noastre:

• Simpliworks SRL (Simplifi) — verificarea identității și emiterea semnăturii calificate. La actualizarea CAEN primește și cererea, ca s-o semnezi; semnătura pentru cerere e oferită gratuit de Simplifi, partenerul acestui proiect.
• Railway Corporation (SUA) — găzduiește aplicația și baza de date calificata.ro, precum și serviciul „Schimbare CAEN” și baza lui de date.
• Vercel Inc. (SUA) — găzduiește site-ul; paginile pe care le deschizi trec prin serverele lui.
• Cloudflare, Inc. (SUA) — stochează documentele și copia actului de identitate, criptat.
• Resend (SUA) — trimite emailurile tranzacționale (documentul semnat, linkuri de autentificare, stadiul cererii CAEN).
• Google LLC (SUA) — doar dacă alegi să te autentifici cu contul Google.
• Serviciul „Schimbare CAEN” — primește CUI-ul firmei, datele din buletin (încuiate) și completările tale, doar pentru cererea pe care o ceri, iar copia actului doar când Registrul Comerțului o cere. Le deschide numai ca să completeze cererea pe portalul Registrului Comerțului. Le păstrează criptat, împreună cu cererea și cu cererea semnată, până o depune, cel mult 30 de zile, apoi le șterge.
• Bono Fintech SRL (România), serviciul de adrese — primește adresa de domiciliu și locul nașterii din buletin, ca text, și ne întoarce județul, localitatea cu codul ei oficial (SIRUTA), strada, numărul, blocul, scara, etajul și apartamentul, așa cum le cere Registrul Comerțului. Așa nu-ți mai cerem adresa pe bucăți în cererea CAEN.

Pentru actualizarea CAEN, datele mai ajung și la o autoritate publică, care le prelucrează în nume propriu, potrivit legii:

• Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) — primește cererea semnată de tine, cu datele tale (nume, CNP, data și locul nașterii, cetățenia, actul de identitate, domiciliul, calitatea de administrator) și cu datele firmei, iar când o cere, și copia actului de identitate. Cererea se completează și se trimite din contul calificata.ro de pe portalul ONRC; pe acest cont facem pentru firma ta un profil de facturare, cu datele ei publice din registru, pe care îl ștergem după depunere. ONRC păstrează cererea în dosarul firmei, după regulile lui; noi nu o mai putem șterge de acolo.

Nu vindem datele nimănui și nu le folosim pentru publicitate.

4. Cât păstrăm datele

• Documentele semnate: 30 de zile, apoi șterse automat.
• Documentele încărcate dar nesemnate: 30 de zile de la încărcare, apoi șterse automat.
• Datele contului: cât timp contul există; la ștergere sunt anonimizate.
• Evidențele impuse de lege (de exemplu fiscale): pe durata prevăzută de lege.
• Copiile de siguranță criptate se șterg automat după 90 de zile.
• Jurnalul emailurilor trimise (adresa la care a plecat emailul, tipul lui, ora și, la unele emailuri, linkul din el sau numărul comenzii): 90 de zile de la trimitere, apoi șters automat. Rămâne cele 90 de zile și dacă îți ștergi contul între timp. Îl păstrăm ca să știm ce emailuri am trimis spre o adresă și când, și ca să nu trimitem același email de două ori sau prea multe emailuri la aceeași adresă (interes legitim). Cuprinde și adresele pe care le scrii pentru altcineva, de exemplu a administratorului firmei căruia îi trimiți linkul cererii CAEN.
• Datele din buletin și copia actului: cât timp contul există, dar cel mult până expiră actul; le poți șterge oricând din setări, iar la ștergerea contului dispar odată cu el.
• Ce completezi în formularul cererii CAEN (domiciliul, locul nașterii): până le preia serviciul „Schimbare CAEN”; dacă cererea se încheie înainte sau îți ștergi contul, le ștergem atunci.
• Actualizarea CAEN începută fără cont: CUI-ul, confirmarea și codul ales stau 24 de ore; dacă nu îți faci cont în acest timp, le ștergem la curățenia zilnică de după (cel mult încă o zi), iar verificarea pornită la Registru se anulează.
• Cererea CAEN (PDF), la noi: 30 de zile, ca orice document; apoi ștearsă automat.
• La serviciul „Schimbare CAEN”: datele din buletin, completările și cererea, până la depunere, cel mult 30 de zile. Istoricul cererii (firma, pașii, numărul de înregistrare la Registru) rămâne, fără datele tale.
• Istoricul actualizărilor CAEN din contul tău (firma, pașii, data confirmării, numărul de înregistrare la Registru): cât timp contul există; la ștergerea contului rămâne fără datele tale personale.

5. Drepturile tale

Conform GDPR, ai dreptul:

• să afli ce date avem despre tine și să primești o copie;
• să ceri corectarea datelor inexacte;
• să ceri ștergerea contului și a datelor („dreptul de a fi uitat");
• să te opui anumitor prelucrări sau să ceri restricționarea lor;
• să ceri portarea datelor către alt serviciu;
• să depui plângere la ANSPDCP (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal).

Ștergerea contului o poți face singur, din setări — efectul e imediat. Excepție: cât o actualizare CAEN e în curs, contul nu se poate șterge până nu răspunde Registrul Comerțului, pentru că avem nevoie de adresa ta de email ca să-ți trimitem răspunsul. Cererea depusă la Registru rămâne în dosarul firmei de acolo; pentru ea te adresezi ONRC. Pentru orice altă cerere, scrie-ne la semnatura@calificata.ro; răspundem în cel mult 30 de zile.

6. Unde sunt stocate datele și transferul în afara UE

Aplicația și baza de date calificata.ro, împreună cu serviciul „Schimbare CAEN”, sunt găzduite de Railway Corporation pe servere din Statele Unite ale Americii, iar site-ul, de Vercel Inc., tot în SUA. Acolo stau și datele din buletin, încuiate, cât le păstrăm noi și cât sunt la serviciul „Schimbare CAEN”. Documentele și copia actului de identitate, încuiată, le stochează Cloudflare, Inc., iar emailurile le trimite Resend, ambele firme din SUA. Asta înseamnă că datele tale sunt transferate în afara Spațiului Economic European.

Transferul se sprijină pe o decizie de adecvare a Comisiei Europene (art. 45 GDPR): toate firmele de mai sus sunt certificate în cadrul EU-U.S. Data Privacy Framework, pentru care Comisia a constatat că firmele certificate asigură un nivel de protecție adecvat (Decizia de punere în aplicare (UE) 2023/1795 din 10 iulie 2023). Certificarea fiecăreia se poate verifica pe dataprivacyframework.gov. Furnizorul acreditat pentru verificarea identității și semnătură, Simpliworks SRL, e o firmă din România. Documentele sunt criptate în tranzit și în repaus.

7. Decizii automate

Verificarea identității implică o componentă automată la furnizorul acreditat. Dacă rezultatul e negativ, semnarea nu poate continua — ne poți scrie și verificăm împreună situația.

La actualizarea CAEN, programul decide singur dacă putem depune pentru firma ta: firma trebuie să fie SRL sau SA, activă, înființată înainte de 2025, iar Registrul Comerțului să nu ceară acte sau taxă pentru codurile ei. Dacă nu, nu depunem nimic și îți spunem de ce. Decizia privește firma și nu are efecte juridice asupra ta; ne poți scrie și ne uităm împreună.

8. Modificări

Actualizăm această politică ori de câte ori se schimbă modul în care prelucrăm datele. Data ultimei actualizări este afișată în antetul paginii.